Программный продукт «Система управления документами и проектами «Магистр». Управление качеством» признан совместимым с системой программ «1С:Предприятие 8.2», разработан как отраслевое дополнение к Типовой конфигурации. Программный продукт защищен программно-аппаратными средствами. В комплект поставки включены USB-ключи защиты.

Вашему вниманию предлагается информация о программном продукте разработанной фирмой ООО «Рэй-софт» входящей в группу компаний Фемида-Аудит DFK INTERNETIONAL «Система управления документами и проектами «Магистр» (далее – СУДП «Магистр»).

СУДП «Магистр» ориентирована на проектное управление, и позволяет формировать показатели эффективности деятельности компании, как в целом, так и в разрезе структурных подразделений, а также отдельных проектов. Изначально система была ориентирована на формирование базы знаний компании и, пройдя несколько этапов модификации, сохранила в себе этот функционал.

СУДП «Магистр» обеспечивает эффективную работу и надежное хранение информации при работе десятков и сотен пользователей. Современная архитектура системы позволяет увеличивать пропускную способность путем наращивания мощности используемого оборудования, без затрат, связанных с модификацией или заменой используемого прикладного решения.

СУДП «Магистр» ориентирован на решение следующих бизнес-задач:

• достижение стратегических целей компании путем управления составом портфелей проектов и объективного анализа приоритетности выполняемых проектов и задач;
• обеспечение коммуникаций и эффективного взаимодействия между подразделениями компании;
• оперативное обеспечение руководящего персонала компании актуальной и достоверной информацией за счет доступа к единому информационному пространству (проектным, финансовым и прочим документам);
• организация управления финансами компании с применением технологии проектного бюджетирования;
• повышение темпов и качества выполнения проектов;
• оперативный контроль хода выполнения работ по проектам, своевременное реагирование на отклонения, возникающие в ходе проектов;
• многомерный анализ проведенных работ по проектам, совершенствование системы управления компанией.

Управление электронными документами

Управление документами

Создание, регистрация документов и электронного архива документов

Создание всех типов документов тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, схемы Microsoft Visio, рисунки CorelDraw, видео и пр. Документы могут быть созданы на основе других документов БД; на основе шаблонов, утвержденных в компании, на основе любого документа, сохраненного вне БД программы (например, полученного по электронной почте). При создании документа часть атрибутов присваивается автоматически (номер документа, автор и др. )

Поиск документов

Организован как полнотекстовый поиск документов, так и поиск по атрибутам документа: номер, автор, период создания, тип документа, завершенность, принадлежность к проекту, режим конфиденциальности, клиент и др.

Управление доступом к документу

Удобная система управления доступом ориентирована на определения режима работы с документами определенного типа, либо на должностные полномочия. Кроме того, доступ к документам определенного проекта может быть ограничен еще и при администрировании проекта кругом лиц, включенным в проектную команду.

Справочник типов документов по видам деятельности. По каждому типу документов может быть сохранено любое количество шаблонов документов, рекомендованных или утвержденных к использованию в компании.

Структура справочника типов документов ориентирована на деятельность компании, оказывающей профессиональные услуги и содержит группы: административные документы (письма, приказы, доверенности, кадровые и т.п.), договорные (соглашение о конфиденциальности, письмо-обязательство, договоры на аудит, на управление, на оценку, на консультационные услуги, на техническое сопровождение и др.) аудиторские (стандарт, аудиторское заключение, рабочий документ аудитора, расчет уровня существенности, программа аудита и тп.), документы оценщика (задание на оценку, перечень запрашиваемых документов, расчетная модель и т.д), документы консультанта (техническое задание, рабочая записка, экспертное заключение, отчет НИР и т.п), документы департамента ИТ (техническое задание на ПО, руководство пользователя, техническое описание, технический проект, ) а также иные группы, ориентированные на стандартизацию деятельности и внутреннюю корпоративную культуру.

Ведение истории работы с документом.

В карточке документа автоматически формируется история работы, отражающая каждое обращение к нему. Фиксируется способ работы с документом (чтение (просмотр), редактирование, копирование (создание другого документа на основе этого документа), экспорт документа). Фиксируется время и сотрудник, обратившийся к документу.

Работа с версиями документов.

Ведется история создания версий с возможностью автоматического сравнения документов. В зависимости от типа документа может быть включена автоматическая функция создания версии документа при каждом его редактировании.

Обмен документами внутри компании и внешними адресатами и получателями.

В программе реализована функция для регламентированного ознакомления и согласования документов. СУДП «Магистр» уведомляет о документах, назначенных сотруднику для ознакомления, и фиксирует факт ознакомления с возможностью оставить комментарий по установленной или свободной форме. В системе ведется регистрация входящих и исходящих документов с возможностью учета различной информации, связанной с перемещением документа (время, контактные лица, статус документа и т.п.)

Автоматизация всего цикла управления проектом

Управление проектами.Project Management

Проектный подход

Программа для управления проектом, понимает проект как совокупность задач, выполнение которых должно быть достигнуто с использованием определенного ресурса. Идеология программы позволяет вести проектное управление как при выполнении работ по договору с клиентом, так и по внутренним работ, ориентированным на получение результата (например, разработка методики для использования в компании, подготовка и участие в выставке и др.) Финансовый результат внутреннего как правило не менее важен для компании. Если внутренний проект компании нацелен на создание нового продукта, то его стоимость также должна быть учтена.

Проектная команда

Планируя проект в программе руководитель проекта получает статус менеджера проекта. Он формирует состав команды и определяет роли членов команды: менеджер (он сам), контролер проекта, участник проекта. В зависимости от этих ролей определяются функциональные возможности и обязанности по работе и управлению проектом.

Портфель проектов

СУДП «Магистр» позволяет объединять проекты в программы и портфели. В одном портфеле и/или одной программе проектов могут находиться проекты на разных стадиях жизненного цикла. Портфель проектов и программа проектов представляют собой дополнительные аналитические разрезы для всех отчетов и аналитических инструментов системы, в которых в том или ином качестве фигурируют проекты.

Управление ресурсами

В качестве главного ресурса для управления проектом в консалтинговой компании определено рабочее время конкретного специалиста. СУДП «Магистр» фиксирует как плановые, так и фактические расходы на командировки, расходы на оплату материалов, необходимых для выполнения проекта и возможные комиссионные выплаты. Накладные расходы общехозяйственные распределяются в соответствии с политикой, принятой в организации. Составление на этапе планирования отчета «Финансовое состояние проекта» даст представление о том, какой эффект по договору будет достигнут при условии соблюдения плана использования ресурсов. Это позволит скорректировать при необходимости план проекта.

Планирование ресурса (рабочего времени и др.)

Планируя ресурсы по проекту, руководитель назначает рабочее время его участникам по каждой задаче проекта. СУДП «Магистр» рассчитана на то, что одни и те же сотрудники могут одновременно участвовать в нескольких проектах по управленческому консалтингу, при выполнении работ по дью-дилидженсу и др. В этом случае программа отслеживает нормативную плановую загрузку по каждому сотруднику.

Работа с версиями документов.

Ведется история создания версий с возможностью автоматического сравнения документов. В зависимости от типа документа может быть включена автоматическая функция создания версии документа при каждом его редактировании.

Планирование сроков проекта. Календарно-сетевое планирование

Программа на этапе планирования позволяет определить сроки и последовательность задач. При корректировке плана по задаче автоматически пересчитывается график выполнения работ по проекту в целом. Диаграмма Ганта позволяет наглядно фиксировать как плановые показатели проекта , так и график его исполнения.

Управление документацией по проекту

Все документы проекта с учетом прав доступа специалистов открыты для использования в работе. Работа с документами предполагает автоматический учет рабочего временя. В момент закрытия документа программа предлагает утвердить рабочее время, связанное с работой над документом. Информация о рабочем времени используется для формирования отчетов о финансовом состоянии проекта, о распределении рабочего времени сотрудников департамента (подразделения) и компании в целом.

Удаленная работа специалистов

В проекте могут участвовать специалисты из других регионов а также специалисты, находящиеся в командировке.

Интеграция планов проекта с бюджетом

Каждый проект связан с экономическим блоком и, при наличии прав доступа, позволяет оперативно отслеживать поступление денежных средств и обмен документами по проекту (счета, акты и пр.). Так, руководитель проекта при принятии решения о передаче результатов работ по договору в целом или по отдельному этапу работ, может проверить соблюдение со стороны заказчика обязательств по платежам, или исполнение со стороны бухгалтерии сроков выставления счетов.

История взаимодействия с клиентом

Информация о всех контактах и договоренностях, состоявшихся между сотрудниками компаниями и представителями клиента, фиксируется в специальном окне. Эта информация, вовремя полученная коллегами (в случае занятости, командировки, болезни, отпуска, забывчивости лица, имеющего рабочий контакт с клиентом) может иметь принципиальное значение для достижения целей по проекту.

Отчеты по проекту

Реализована возможность оперативного формирования отчета о проделанной работе по проекту для клиента. В параметры отчета по каждому проекту может быть включены следующие параметры: 1) сведения о подготовленных для клиента документов по типам (например, письменных консультаций, проектов документов и т.п.) с указанием авторов, экспертов, участвующих в подготовке документов, дате передачи документа; 2) сведения о проведенных устных консультациях с указанием тем и обсуждаемых вопросов; 3) сведения об объемах выполненных работ в человеко-часах конкретных специалистов. Отчет формируется в формате Word и в дальнейшем может быть отредактирован и сохранен в программе.

Договор Магистра

Договор Магистра – это не просто документ, скрепленный печатью. Договор Магистра – это – возможность администрировать договор. В администрировании договора могут участвовать сотрудники, имеющие различные роли: бухгалтер, специалист договорного отдела, отвечающий за взаимодействие с заказчиком как на этапе согласования условий договора, так и на этапе администрирования расчетов, руководитель проекта. У всех могут быть разные права доступа к информации. Для одних в доступе будет полная информация, для других только то, за что они в ответе. В специальном окне фиксируются плановые показатели ожидаемых платежей для формирования специального отчета, и фактические поступления денег, и вся информация о выставленных счетах, подписанных или переданных на подписание актов и всех контактах с клиентом по администрированию договора.

Автоматизация процессов взаимоотношений с контрагентами

Управление взаимодействием с клиентами (CRM)

Формирование единой электронной клиентской базы

Программа позволяет вести единую клиентскую базу, общую для целей бухгалтерского учета, управления проектами и взаимодействия с клиентами и партнерами. Кроме стандартной информации об организациях (адресов, телефонов, адресов электронной почты, категорий организаций и т.д.), в СУДП «Магистр» ведутся все необходимые для работы бухгалтерии реквизиты и дополнительная информация для работы менеджеров компании, отвечающих за продвижение услуг (например, виды деятельности, численность персонала организации, финансовое положение, и др.). Быстрый поиск клиента по фамилии контактного лица, сокращает время на поиск необходимых сведений. Система обеспечивает возможность одновременной работы с базой большого количества сотрудников.

История взаимодействия.Формирование БД телефонных переговоров.

Реализованы возможность ведения история всех взаимодействий с контрагентами, управление контактами с контрагентами, формирование истории работы с клиентами (как в рамках проектов, так и в целях маркетинга). Готовясь к очередному контакту с клиентом, пользователь системы при наличии прав доступа может сформировать отчет о контактах с клиентом.

Автоматизация телекоммуникаций

Возможность записи телефонных разговоров и хранение звуковых файлов в базе данных с возможностью поиска по ключевым реквизитам.

Управление содержанием Web сайта. Взаимодействие с клиентами через интернет

Размещение на сайте полезной информации для клиентов, возможность формирования заявки на услуги непосредственно с сайта реализованы за счет интеграции СУДП «Магистр» с сайтом компании и использования шаблонов для определения стоимости работ.

Создание базы данных о персоналии, ведение персональных досье, контроль повышения квалификации

Управление сотрудниками

Ведение персональных дел

Формирование кадровых дел предполагает возможность внести всю необходимую информацию о сотруднике для контроля за повышением его квалификации, также необходимую для бухгалтерии. В досье сотрудника вносится информация о прохождении контроля качества, внутренней аттестации, информация о поощрениях и взысканиях, результаты тестов при принятии на работу и т.п. Здесь же храниться информация о контактах. Если информация о сотрудниках используется при подготовке конкурсной документации, происходит формирование специального файла, в карточке которого отражаются все изменения и даты актуализации, регистрируются версии документа. При необходимости по параметрам досье может быть сформирован отчет. Для аудиторов в досье может вестись журнал взаимодействия с СРО в случае, если такая работа в компании ведется централизованно.

Управление доступами

Удобный механизм распределения доступов позволяет контролировать и обеспечивать режим работы информации для каждого сотрудника.

Рейтинг персонала

СУДП «Магистр» позволяет сформировать по каждому сотруднику отчет, в котором будет сформирована информация о том, в каких проектах специалист работал, сколько подготовил документов, в работе с какими клиентами работал, к каким документам имел доступ. Может быть определена производительность сотрудника по показателям среднего времени, затраченного на подготовку письменной консультации или отчета и т.п. Программа позволяет сравнивать сотрудников по показателям, выбранным для анализа. Сотрудники могут самостоятельно анализировать свои показатели и сравнивать их с коллегами. Также они могут видеть, просматривают ли документы, созданные ими, их коллеги, имеющие равные права доступов.

Учет рабочего времени

Система предоставляет возможность (или обязательность, в зависимости от настроек) заполнения полного отчета о рабочем времени сотрудника в разрезе клиентов, проектов, задач проекта, вида работы (например: проверка на территории клиента, рабочее совещание, переговоры, устные консультации, время в пути и т.п.). По каждому виду работ может быть зарегистрирована информация о ее содержательной части. Эта информация будет включена в историю работы с клиентом. Система имеет механизм утверждения рабочего времени руководителем сотрудника (подразделения). С помощью специального отчета можно сравнить отчет сотрудника с утвержденным руководителем графиком рабочего времени. Например, в зависимости от правил, установленных в компании, сверхурочное рабочее время может быть оплачено только при условии, что это время утверждено руководителем.

Анализ плановой и фактической загрузки

Система формирует несколько удобных отчетов с использованием информации о рабочем времени: 1) Плановая загрузка (по департаменту, проекту, клиенту, по отдельному сотруднику на любой период; 2) Фактическое рабочее время в разрезе клиентов, сотрудников, проектов и т.п. Любые отчеты могут быть сформированы и выгружены в Excel и Word. При желании всегда можно проанализировать, сколько времени ушло в компании на то или иное мероприятие. Например, на обсуждение и внедрение новой методики, при условии, что в системе создан соответствующий проект и все добросовестно отражают свое рабочее время. Система позволяет оценить эффективность использования рабочего времени в компании. Проанализировать, как много времени уходит на выполнение внутренних работ, насколько это оправдано и принять организационные меры.

Повышение квалификации

СУДП «Магистр» в качестве типа работ для учета рабочего времени предполагает возможность учитывать и анализировать время для повышения квалификации, в разрезе информации о том, организовано такое повышение квалификации самой компанией, посещаются мероприятия вне компании, повышается квалификация в рабочее время или сверхурочно.

Поручения и контроль их исполнения

СУДП «Магистр» имеет функционал «Поручения». Регистрируются поручения как полученные, так и отправленные. Каждое поручение корреспондирует с проектом и задачей проекта. Отчет об исполнении ( в % до 100) контролируется автором поручения. Ведется история исполнения поручений.

Автоматизация процессов взаимоотношений с контрагентами(Управление качеством)

Управление качеством

Стандартизация

Формируя в системе шаблоны и поддерживая их в актуальной форме, компания с минимальными затратами обеспечивает единообразие работы с документами, исключает ошибки и попадание неактуальных сведений в отчеты и другие документы. Многие элементы корпоративной культуры внедряются автоматически во время настройки программы (например, сроки подготовки отдельных типов документов, требования заполнения информации по определенным типам работ, обязательность (необязательность) формирования версий документов и т.п.).

Процедуры ознакомления

В каждом проекте предусмотрена роль «Контролер проекта». Контроль качества как задача проекта может быть стандартным и при планировании проекта переноситься копированием, либо планироваться в ручную. Кроме того, создание отдельного проекта «Контроль качества» позволяет планировать и вести работу внутреннего подразделения контроля качества в соответствии с требованиями корпоративных, национальных ит международных стандартов.

Отчеты по контролю качества

При необходимости в рамках каждого проекта (или по компании в целом) за любой период времени можно составить отчет по задаче «Контроль качества»

Сертификация ISO 9001:2008

СУДП «Магистр» - это инструмент внедрения системы менеджмента качества. Аудиторы компании «MOODI INTERNATIONAL» дали высокую оценку программе как ключевому звену в системе менеджмента качества компании «Фемида-Аудит».

Программный продукт "Магистр 3.0" рассчитан на интеграцию практически с любыми внешними программами и оборудованием на основе общепризнанных открытых стандартов и протоколов передачи данных, поддерживаемых платформой "1С:Предприятие 8".

Интеграция с другими системами. Защита информации

Интегрированные средства работы с электронной почтой и АТС компании

Работа с корреспонденцией, регистрация контактов, сохранение версий документов, отправленных клиентам, автоматические рассылки Импорт контактной информации из распространенных почтовых клиентов. Автоматическая отправка писем по наступлению запланированных событий (например, напоминание об оплате). Организация рассылок электронных писем. Группы адресов для рассылки могут формироваться как вручную, так и автоматически по заданным пользователем критериям (например, по регионам, видам деятельности контрагентов, должностям контактных лиц и т.д.). Возможность звукозаписи звонков и формирование БД звонков входящих и исходящих с телефонов АТС компании.

Панель Секретаря

Отдельный удобный интерфейс для секретаря, работающего с входящими и исходящими документами. Регистрация корреспонденции, назначение исполнителей и контроль исполнения. Ведение истории переписки по каждому контрагенту. Создание как индивидуальных, так и "публичных" (групповых) почтовых адресов и разграничение доступа к ним для различных групп пользователей

Защита информации

Фирмой "1С" получен сертификат соответствия №2137 от 20.07.2010 г., выданный ФСТЭК России, который подтверждает, что защищенный программный комплекс (ЗПК) "1С:Предприятие, версия 8.2z" признан программным средством общего назначения со встроенными средствами защиты информации от несанкционированного доступа (НСД) к информации, не содержащей сведения, составляющие государственную тайну. По результатам сертификации подтверждено соответствие требованиям руководящих документов по защите от НСД -5 класса, по уровню контроля отсутствия недекларированных возможностей (НДВ) по 4 уровню контроля, подтверждена возможность использования для создания автоматизированных систем (АС) до класса защищенности 1Г (т.е. АС, обеспечивающих защиту конфиденциальной информации в ЛВС) включительно, а также для защиты информации в информационных системах персональных данных (ИСПДн) до класса К1 включительно. Сертифицированные экземпляры платформы маркированы знаками соответствия с № Г 420000 до № Г 429999. Все конфигурации, разработанные на платформе "1С:Предприятие 8.2" (например, "Магистр 3.0", "1С:Управление производственным предприятием", "1С: Бухгалтерия предприятия 8" и др.), могут быть использованы при создании информационной системы персональных данных любого класса и дополнительная сертификация прикладных решений не требуется.